เชื่อว่าหลายคนคงเคยมีประสบการณ์ “บิลใบเสร็จจางเร็ว เก็บไม่นานก็ลบเลือน” ไม่ว่าจะเป็นบิลชำระเงินจากร้านค้า ซูเปอร์มาร์เก็ต ใบเสร็จรับเงินจากปั๊มน้ำมัน หรือแม้แต่ใบกำกับภาษี บางครั้งเมื่อต้องการนำบิลมาใช้อ้างอิงในภายหลัง กลับพบว่าตัวหนังสือจางลงจนอ่านไม่ออก หรือแทบจะหายไปทั้งหมด สร้างความยุ่งยากในการตรวจสอบย้อนหลัง หรือใช้ประกอบการขอคืนภาษี การรับประกันสินค้า ฯลฯ
สาเหตุที่บิลใบเสร็จจางเร็ว
-
บิลใบเสร็จส่วนใหญ่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบความร้อน (Thermal Printer)
- ใบเสร็จที่ได้จากร้านค้า ซูเปอร์มาร์เก็ต ร้านสะดวกซื้อ หรือปั๊มน้ำมัน ส่วนใหญ่มักใช้ “กระดาษความร้อน” (Thermal Paper) ซึ่งพิมพ์ตัวหนังสือโดยไม่ใช้หมึก แต่ใช้หัวพิมพ์ความร้อนสัมผัสกับกระดาษที่เคลือบสารเคมี เมื่อโดนความร้อนแล้วจะเปลี่ยนสีเป็นตัวอักษร
- กระดาษประเภทนี้แม้จะพิมพ์ได้รวดเร็วและราคาถูก แต่ มีอายุการใช้งานสั้น หากเจอความร้อน ความชื้น แสงแดด หรือสารเคมี ก็จะทำให้ตัวอักษรจางหายได้ง่าย
-
คุณภาพของกระดาษและสารเคลือบ
- กระดาษ Thermal Paper ที่ราคาถูกและไม่มีคุณภาพดี มักใช้สารเคลือบเกรดต่ำ ส่งผลให้บิลจางหรือเปลี่ยนสีง่าย โดยเฉพาะเมื่อสัมผัสกับแสงแดดหรือความร้อน
- บางร้านค้าหรือองค์กรอาจเลือกใช้กระดาษราคาถูกเพื่อประหยัดต้นทุน โดยไม่ได้คำนึงถึงการเก็บรักษาของลูกค้า
-
การเก็บรักษาไม่เหมาะสม
- การเก็บบิลไว้ในที่ร้อนจัด ใกล้เครื่องใช้ไฟฟ้า หรือวางในที่โดนแสงแดดโดยตรง ทำให้ตัวอักษรซีดจางเร็วขึ้น
- ใบเสร็จที่สัมผัสกับพลาสติก แอลกอฮอล์ น้ำหอม หรือสารเคมีอื่น ๆ ก็มีผลทำให้สารเคลือบเสื่อมสภาพเร็วขึ้นเช่นกัน
-
หมึกและระบบการพิมพ์ในบิลแบบกระดาษปอนด์หรือกระดาษเคมี (กระดาษ NCR)
- หากเป็นบิลแบบเขียนด้วยปากกาหรือใช้เครื่องพิมพ์หมึก หากเลือกใช้กระดาษหรือหมึกคุณภาพต่ำ สีหมึกจะจางเร็วเมื่อโดนแสงหรืออากาศ
- บางกรณีที่ใช้กระดาษเคมี (NCR) ที่ไม่ได้มาตรฐาน สีคาร์บอนที่ถ่ายไปแผ่นสำเนาจะจางลงภายในเวลาไม่กี่เดือน
ผลกระทบของบิลใบเสร็จที่จางเร็ว
- ยุ่งยากต่อการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง เมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบรายการซื้อสินค้า-บริการย้อนหลัง หากบิลลบเลือน อ่านไม่ออก จะไม่สามารถใช้อ้างอิงได้
- ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับประกันสินค้า ลูกค้าที่ต้องการใช้บิลสำหรับการรับประกันสินค้าอาจประสบปัญหา หากร้านค้าไม่ออกใบรับประกันฉบับอื่น
- ขอคืนภาษีไม่ได้ ในกรณีที่ต้องการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีอื่น ๆ บิลจางถือเป็นหลักฐานที่ไม่สมบูรณ์
- ลดความน่าเชื่อถือของธุรกิจ สำหรับร้านค้าหรือองค์กรที่ออกบิลใบเสร็จให้ลูกค้า หากบิลจางเร็วอาจทำให้เกิดความไม่ประทับใจและลดความน่าเชื่อถือในสายตาลูกค้า
วิธีแก้ไข: เลือกใช้กระดาษคุณภาพสูง ช่วยยืดอายุการเก็บรักษาบิลใบเสร็จ
-
เลือกใช้กระดาษ Thermal คุณภาพสูง
- กระดาษ Thermal ที่มีคุณภาพดี จะใช้สารเคลือบพิเศษที่ทนความร้อนและแสงได้ดีกว่า อายุการเก็บรักษาตัวอักษรนาน 3-5 ปี หรือมากกว่า (ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อม)
- ควรเลือกซื้อจากโรงงานหรือผู้ผลิตที่เชื่อถือได้ แม้ต้นทุนจะสูงกว่าแต่คุ้มค่าในระยะยา
-
ใช้บิลใบเสร็จระบบหมึก หรือกระดาษ NCR (เคมีในตัว)
- สำหรับธุรกิจที่ต้องเก็บบิลในระยะยาว ควรเลือกใช้บิลที่พิมพ์ด้วยหมึกบนกระดาษปอนด์ หรือกระดาษ NCR ซึ่งคงทนกว่า Thermal Paper มาก
- กระดาษ NCR ที่ได้มาตรฐาน สีสำเนาจะชัดเจนและอยู่ได้นานกว่ากระดาษเคมีเกรดต่ำ
-
เลือกกระดาษปอนด์ หรือกระดาษอาร์ตคุณภาพดี
- หากเป็นบิลที่ต้องเก็บหลักฐาน เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินในธุรกิจองค์กร ควรเลือกใช้กระดาษปอนด์ หรืออาร์ตมัน/อาร์ตด้านที่มีความหนาพิเศษ ซึ่งช่วยรักษาความชัดเจนของตัวอักษรได้นานหลายปี
- นอกจากจะทนทานแล้ว ยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรอีกด้ว
-
ระบุข้อมูลวันหมดอายุของบิล หรือแนะนำการเก็บรักษาที่เหมาะสม
-
ในกรณีที่หลีกเลี่ยงการใช้กระดาษ Thermal ไม่ได้ อาจพิมพ์ข้อแนะนำการเก็บรักษาบนบิล เช่น “โปรดเก็บบิลนี้ไว้ในที่ร่มและอากาศถ่ายเท” เพื่อช่วยให้ลูกค้ารู้วิธีป้องกันบิลจางเร็ว
-
เคล็ดลับการเก็บบิลใบเสร็จให้อยู่ได้นาน
- สำหรับบิล Thermal สำคัญ อาจถ่ายเอกสารลงกระดาษปอนด์เพื่อเก็บสำเนาไว้ใช้อ้างอิง
- เก็บบิลไว้ในที่แห้งและเย็น หลีกเลี่ยงความร้อนและแสงแดดโดยตรง
- เก็บในซองเอกสาร ซองพลาสติกทึบแสง หรือกล่องที่ปิดมิดชิด หลีกเลี่ยงการสัมผัสกับพลาสติก แอลกอฮอล์ น้ำหอม หรือสารเคมี
- หากเป็นบิลสำคัญ ควร “ถ่ายสำเนา” หรือ “สแกน” เก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลไว้ด้วย