สั่งผลิตบิลใบเสร็จ ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

 

          ในการดำเนินธุรกิจ การมีบิลใบเสร็จ (Receipt/Invoice) ที่เป็นมาตรฐานและน่าเชื่อถือถือเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะนอกจากจะใช้เป็นหลักฐานการซื้อขายและรายรับรายจ่ายสำหรับธุรกิจแล้ว ยังส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้าอีกด้วย หลายคนอาจคิดว่าการ สั่งผลิตบิลใบเสร็จ เป็นเรื่องง่าย เพียงแค่ติดต่อโรงพิมพ์และแจ้งจำนวนที่ต้องการก็เสร็จเรียบร้อย แต่ความจริงแล้วยังมีรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องคำนึงถึงอีกมาก หากเตรียมตัวล่วงหน้าให้ดี จะช่วยให้ได้บิลใบเสร็จที่ตรงกับความต้องการ ประหยัดเวลา และลดปัญหาจุกจิกระหว่างการผลิตได้มากทีเดียว

1. ข้อมูลที่ต้องใช้บนบิลใบเสร็จ

• ชื่อร้าน/บริษัท : ควรเป็นชื่อที่จดทะเบียนถูกต้อง หรือชื่อที่ใช้ทางการค้าจริง
• ที่อยู่ ที่ติดต่อ : ควรระบุที่อยู่บริษัท/ร้านค้า เบอร์โทรศัพท์ และช่องทางการติดต่อ เช่น Line, Email หรือ Facebook เพื่อความสะดวกในการติดต่อกลับ
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : สำหรับกิจการที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาที่ต้องออกใบกำกับภาษี ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอย่างชัดเจน
• โลโก้/เครื่องหมายการค้า : หากมีโลโก้หรือเครื่องหมายการค้าควรส่งไฟล์ที่มีความคมชัดให้กับโรงพิมพ์ด้วย
• ข้อมูลอื่น ๆ ตามต้องการ เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน ข้อความขอบคุณ ข้อความแจ้งเตือน หรือหมายเหตุพิเศษ

2. รูปแบบและขนาดของบิลใบเสร็จ

รูปแบบและขนาดของบิลใบเสร็จที่นิยม ได้แก่

• ขนาดมาตรฐาน เช่น A5 (14.8 x 21 ซม.), A6 (10.5 x 14.8 ซม.) หรือขนาดที่ลูกค้าต้องการ
• รูปแบบสำเนา : ต้องการกี่ใบ เช่น 2 ใบ (ต้นฉบับ+สำเนา), 3 ใบ (ต้นฉบับ+สำเนา 2 ชุด) ฯลฯ โดยสำเนานิยมใช้กระดาษเคมี (กระดาษ NCR)
• การเข้าเล่ม : เล่มแบบเย็บแม็ก หรือเย็บกาว
• การเรียงหมายเลข : ต้องการให้มีการพิมพ์หมายเลขต่อเนื่องบนแต่ละใบหรือไม่ (เลขที่บิล)

3. รายละเอียดในการพิมพ์

• จำนวนสี : งานบิลใบเสร็จส่วนใหญ่จะใช้ 1 สี (เช่น น้ำเงินหรือดำ) เพื่อความประหยัด แต่หากต้องการความสวยงามหรือเน้นแบรนด์ อาจเลือกพิมพ์ 2 สีได้
• ชนิดกระดาษ : กระดาษปอนด์ 55 แกรม หรือกระดาษ NCR 50 แกรม สำหรับสำเนา เลือกตามความเหมาะสมกับรูปแบบการใช้งาน
• ข้อมูลพิเศษ : เช่น QR Code, Barcode, ช่องเซ็นชื่อ, หัวข้อที่ต้องการเพิ่ม/ลด

4. ตัวอย่างหรือไฟล์งาน

• หากมีตัวอย่างบิลใบเสร็จเดิมที่ใช้อยู่ สามารถถ่ายรูปหรือส่งไฟล์ PDF, AI หรือ Word ให้โรงพิมพ์ดูเป็นแนวทางได้ หรือหากยังไม่มีแบบ สามารถแจ้งรายละเอียดให้โรงพิมพ์ช่วยออกแบบให้ได้
• ในกรณีมีไฟล์โลโก้หรือกราฟิกต่าง ๆ ควรส่งไฟล์ที่เป็นเวกเตอร์ (AI, PDF) หรือไฟล์ภาพที่มีความละเอียดสูง (PNG, JPG 300 dpi ขึ้นไป) เพื่อความคมชัดเวลาพิมพ์

5. จำนวนที่ต้องการผลิต

          การระบุจำนวนที่ต้องการสั่งผลิตมีผลต่อราคาต่อชุด ยิ่งสั่งผลิตจำนวนมาก ราคาต่อชุดก็จะยิ่งถูกลง ดังนั้นควรประเมินความต้องการใช้งานต่อเดือนหรือไตรมาสเพื่อวางแผนการสั่งผลิตได้เหมาะสม

6. กำหนดระยะเวลาในการผลิต

          ควรสอบถามและแจ้งเวลาที่ต้องการใช้บิลให้กับโรงพิมพ์ล่วงหน้า โดยทั่วไปใช้เวลาผลิตประมาณ 20-30 วันทำการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและคิวงานของโรงพิมพ์

7. งบประมาณ

          ควรเตรียมงบประมาณสำหรับการผลิตบิลใบเสร็จโดยแจ้งงบประมาณหรือขอใบเสนอราคากับโรงพิมพ์ เพื่อเลือกสเปคกระดาษ รูปแบบ หรือจำนวนชุดที่เหมาะสมกับงบประมาณ

8. ตรวจสอบความถูกต้องก่อนสั่งผลิต

          ก่อนยืนยันการสั่งผลิต ควรตรวจสอบตัวอย่างงาน (Mockup/Proof) อย่างละเอียด ทั้งชื่อร้าน ที่อยู่ เลขที่ใบเสร็จ ข้อความต่าง ๆ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น